Codice Etico

Codice Etico

1 Premessa

La grande sfida che oggi ci prefiggiamo è concorrere alla crescita tecnologica, scientifica ed economica, nonchè culturale e sociale ispirandosi alla Dichiarazione Universale dei Diritti Umani, basato su principi universali di correttezza e lealtà , tutto nel pieno rispetto dei principi fondamentali della Costituzione Italiana e del trattato istitutivo della Comunità Europea.

Qsistemi S.r.l. con sede in Roma, Viale Luca Gaurico, 9/11 – 00143 Roma (RM) Italy (di seguito anche solo “Qsistemi”), è una società che propone un modello evoluto e vincente di servizi prodotti e servizi.

Qsistemi è composta da professionisti altamente specializzati nel settore, con un forte background internazionale, che hanno partecipato e direttamente contribuito alle più importanti trasformazioni tecnologiche internazionali, conseguendo brillanti risultati al fianco e alla guida delle più importanti realtà del settore.

Qsistemi nel realizzare la propria mission e i propri obiettivi, si impegna ad agire nella massima trasparenza e chiarezza ad ogni livello organizzativo e manifesta tale impegno adottando il presente Codice Etico che rappresenta uno strumento fondamentale

2 Introduzione

Il presente Codice Etico è stato predisposto per assicurare che i valori etici fondamentali di Qsistemi siano chiaramente definiti e costituiscano l’elemento base della cultura aziendale, nonché lo standard di comportamento di tutti i collaboratori e dipendenti nella conduzione delle proprie attività.

Al fine di realizzare un sistema etico effettivo e virtuoso, il presente Codice Etico nasce da un processo volto alla condivisione, all’interiorizzazione e alla messa in pratica dei principi e dei valori nello stesso riportati.

2.1 Destinatari e ambito di applicazione

I Destinatari del presente Codice sono:

  • il management;
  • i dipendenti;
  • i collaboratori e consulenti che prestano la propria attività a favore di Qsistemi.

Tutte le attività poste in essere da ciascuno dei Destinatari devono essere improntate ai principi contenuti nel presente Codice Etico con la consapevolezza che il rispetto dell’etica sia, nella conduzione degli affari, un elemento fondamentale per il raggiungimento ed il mantenimento di elevati standard qualitativi nonché per il successo di Qsistemi stessa.

A tal fine, i Destinatari opereranno pertanto altresì nel rispetto delle disposizioni di legge e dei regolamenti dei Paesi con cui operano, dei principi di onestà, affidabilità, imparzialità, lealtà, trasparenza, correttezza e buona fede sia per il perseguimento dei propri obiettivi sia per la ragionevole prevenzione dei reati previsti dal D. Lgs. 231 dei 2001.

2.2 Cogenza

Il Codice Etico é vincolante per tutti coloro che collaborino con Qsistemi sia direttamente sia indirettamente, stabilmente o temporaneamente. La Società si impegna ad individuare gli strumenti e ad attuare gli interventi più efficaci ed idonei a garantire la diffusione, la conoscenza e l’applicazione del Codice Etico, prevedendo, se necessario, adeguati interventi formativi e informativi.

3 I principi etici essenziali per Qsistemi

I principi etici fondamentali sono, per Qsistemi, i seguenti:

  • Legalità, onestà e correttezza;
  • Imparzialità;
  • Trasparenza;
  • Professionalità e Fiducia;
  • Prevenzione di potenziali conflitti di interesse

3.1 Legalità, onestà e correttezza

Qsistemi si impegna a improntare la propria attività alla legittimità sia formale sia sostanziale delle norme vigenti e a porre in essere ogni azione nel pieno rispetto delle normative vigenti, del codice etico, dei regolamenti interni, assicurando che le decisioni assunte non siano in alcun modo riconducibili, anche solo potenzialmente, ad interesse personale o in contrasto con i doveri fiduciari che sono alla base del ruolo aziendale ricoperto.

3.2 Imparzialità

Qsistemi ripudia ogni discriminazione basata sull’età, sul sesso, sulle razze, sulle lingue, sulle condizioni personali e sociali, sul credo religioso e politico. Svolge la propria attività nel pieno rispetto delle individualità, incentivando lo spirito di appartenenza e valorizzando la professionalità, l’integrità ed il senso di responsabilità, in ottemperanza dei principi di libertà, dignità della persona umana e rispetto delle diversità.

3.3 Trasparenza

Qsistemi garantisce l’assoluta trasparenza in ogni azione intrapresa sia a livello interno, negli atti aziendali che verso l’esterno, nei confronti del mercato e si impegna a fornire informazioni complete, tempestive e veritiere garantendo la trasparenza delle decisioni assunte in modo esauriente e tracciabile. Una completa informativa deve essere parimenti assicurata a tutti coloro i quali sottoscriveranno, in qualsiasi forma, accordi o contratti con la società, in modo da comunicare con chiarezza i comportamenti attesi.

3.4 Professionalità e Fiducia

Tutti i collaboratori di Qsistemi sono accuratamente selezionati e formati e la società promuove la valorizzazione della professionalità di ciascuno facilitandone e agevolando il trasferimento delle conoscenze e la condivisione degli obiettivi e dei risultati nel rispetto delle caratteristiche personali.

Ciascun collaboratore deve pertanto agire in conformità a linee di condotta oneste, con impegno e rigore etico in modo da tutelare, in qualsiasi situazione l’immagine e la reputazione di Qsistemi.

3.5 Conflitti di interesse

Qsistemi, nello svolgimento della propria attività tende ad evitare situazioni ove i soggetti coinvolti nelle transazioni siano, o possano anche solo apparire, in conflitto di interesse.

I dipendenti e i collaboratori sono tenuti pertanto ad evitare ogni situazione e ad astenersi da ogni attività che possa contrapporre un interesse personale e/o familiare a quelli di Qsistemi o che possa interferire ed intralciare la capacità di assumere, in modo imparziale ed obiettivo, decisioni nell’interesse della Società medesima.

Ogni situazione di conflitto di interessi, anche indiretta o potenziale, deve essere tempestivamente riferita all’Organismo di Vigilanza, nominato da Qsistemi, affinché ne sia valutata la sussistenza e la gravità e possano essere esclusi o attenuati i conseguenti effetti.

3.6 Riservatezza

I Destinatari assicurano la massima riservatezza relativamente a notizie e informazioni costituenti il patrimonio aziendale o inerenti all’attività di Qsistemi rispetto delle disposizioni di legge, dei regolamenti vigenti, del presente Codice e delle procedure interne.

Qsistemi si impegna a proteggere le informazioni relative a tutto il team aziendale, generate o acquisite all’interno della struttura societaria e/o nella gestione delle relazioni d’affari, e ad evitare ogni uso improprio di tali informazioni.

4 Principi comportamentali

4.1 Rapporti con i dipendenti

Qsistemi riconosce che le risorse umane costituiscono un fattore di fondamentale importanza per lo sviluppo della società.

I valori della specializzazione e delle competenze, della tempestività e dell’attenzione per la qualità nella realizzazione degli obiettivi, costituiscono fulcro essenziale della “policy” aziendale nella gestione dei rapporti con i dipendenti.

I sistemi di valutazione delle competenze che Qsistemi adotta, si pongono l’obiettivo di valutare il livello della professionalità dei collaboratori inteso come arricchimento acquisito attraverso esperienze di lavoro, percorsi di formazione realizzati e risultati prodotti.

Qsistemi valorizza le conoscenze, le capacità e la qualità dei propri collaboratori, in particolare:

  • le conoscenze si riferiscono al sapere specifico richiesto dalla professione, alla cultura più generale ed al sapere organizzativo inteso come contesto di sistemi e processi organizzativi entro cui si realizza l’attività;
  • le capacità sono le abilità professionali connesse allo svolgimento dell’attività di lavoro;
  • le qualità consistono nelle doti più personali indispensabili sia nell’implementare le conoscenze sia nell’orientare le capacità; sono pertanto connesse al modo di porsi nei confronti del lavoro e della prestazione (realizzazione, determinazione, autonomia), alla gestione delle relazioni organizzative (apertura, positività, affidabilità) e ad una dimensione più soggettiva di sviluppo e crescita individuale (flessibilità al cambiamento, equilibrio, creatività).

Tutte le valutazioni effettuate da Qsistemi nei confronti dei propri dipendenti sono finalizzate a correlare il livello di professionalità raggiunto ma sempre nel pieno rispetto delle caratteristiche personali, della libertà e delle pari opportunità, e includono sempre la pianificazione di un ulteriore sviluppo delle risorse attraverso indicazioni di miglioramento professionale.

Qsistemi valuta il contributo dei propri dipendenti in relazione ai risultati aziendali realizzati.

La valutazione delle prestazioni avviene attraverso il confronto tra obiettivi prefissati e risultati effettivamente raggiunti, i comportamenti attivati, i compiti eseguiti in un periodo di tempo prestabilito.

4.2 Rapporti con collaboratori e consulenti

Clouditalia procede alla selezione dei collaboratori e dei consulenti con assoluta imparzialità, autonomia ed indipendenza di giudizio.

Ogni collaboratore è tenuto ad operare con diligenza al fine di tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo.

4.3 Rapporti con autorità ed istituzioni pubbliche

I rapporti con le “istituzioni”, intese come Pubblica Amministrazione, organizzazioni, enti pubblici, pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio etc., a livello nazionale, internazionale o locale, nonché con altri soggetti rappresentativi di interessi collettivi, sono demandati esclusivamente a chi è formalmente incaricato da Qsistemi ad agire su suo esplicito mandato.

In particolare, all’incaricato o mandatario di Qsistemi, in conformità ai principi di cui al presente Codice Etico, è fatto divieto, nei rapporti con i rappresentanti della Pubblica Amministrazione italiana o straniera, direttamente o indirettamente, di:

  • promettere o effettuare erogazioni in denaro, omaggi o regalie al di fuori degli scopi diversi da quelli istituzionali e di servizio; omaggi o regalie sono consentiti solo quando siano di modico valore o comunque tali da non compromettere l’integrità o la reputazione di una delle parti e da non poter essere interpretati, da un osservatore imparziale, come finalizzati ad acquisire vantaggi in modo improprio;
  • offrire opportunità di impiego che possano avvantaggiare dipendenti della Pubblica Amministrazione;
  • promettere o concedere benefici di qualsiasi natura, al fine di influenzare l’indipendenza di giudizio o di ottenere un qualsiasi vantaggio per la Società;
  • tenere una condotta ingannevole che possa indurre la Pubblica Amministrazione in un errore di valutazione tecnico-economica dei prodotti e dei servizi offerti/forniti;
  • destinare contributi, sovvenzioni, incentivi, agevolazioni o finanziamenti pubblici a finalità diverse da quelle per le quali sono stati ottenuti.

4.4 Ambiente, sicurezza e salute

Qsistemi si impegna a perseguire i massimi risultati in tema di tutela ambientale ed a rispettare le normative vigenti, adottando le misure necessarie per la protezione della sicurezza dell’ambiente di lavoro e della salute dei lavoratori, comprese le attività di prevenzione dei rischi professionali, d’informazione e formazione, nonché l’approntamento di un’organizzazione e dei mezzi necessari.

La ricerca e l’innovazione tecnologica devono essere dedicate in particolare alla realizzazione e promozione di prodotti e processi sempre più compatibili con l’ambiente e caratterizzata da una sempre maggior attenzione alla sicurezza e alla salute dei destinatari.

4.5 Rapporti coi clienti e i fornitori

I rapporti con i clienti devono essere improntati alla cortesia ed alla condivisione degli obiettivi, nello spirito di professionalità, responsabilità ed integrità. Tutti coloro che lavorano per o collaborano con Qsistemi devono pertanto perseguire il mantenimento e lo sviluppo delle relazioni esistenti secondo i più elevati standard qualitativi per il soddisfacimento delle ragionevoli aspettative del cliente.

I contratti, redatti in conformità delle norme di legge di tempo in tempo vigenti, sono caratterizzati da trasparenza, imparzialità, completezza e chiarezza e Qsistemi si impegna a non ricorrere a pratiche elusive o scorrette.

La selezione dei fornitori e la formulazione delle condizioni di acquisto dei beni e servizi sono basate su una valutazione improntata a principi di liceità, concorrenza, obiettività, correttezza, imparzialità, equità nel prezzo, qualità del bene e/o del servizio, valutando accuratamente le garanzie di assistenza ed il panorama delle offerte.

La stipula di un contratto con un fornitore deve sempre basarsi su rapporti di estrema chiarezza, evitando, ove possibile, l’assunzione di vincoli contrattuali che comportino forme di dipendenza verso il fornitore contraente.

I processi di acquisto devono essere improntati alla ricerca del massimo vantaggio competitivo per Qsistemi ed alla lealtà ed imparzialità nei confronti di ogni fornitore in possesso dei requisiti richiesti.

4.6 Rapporti con i mezzi di comunicazione di massa

In virtù dell’importanza che l’informazione riveste per l’immagine della società i rapporti con i mass media sono improntati al rispetto della normativa vigente, dei regolamenti interni, nonché ai principi di correttezza professionale. Ogni comunicazione agli organi di informazione è demandata esclusivamente alle funzioni a ciò preposte. Le notizie fornite dovranno avere carattere di tempestività, completezza, trasparenza ed essere veritiere ed omogenee.

4.7 Informazioni riservate

Ai Destinatari che ne fossero in possesso, è vietato utilizzare impropriamente o comunicare a terzi, senza giustificato motivo o espressa autorizzazione di Qsistemi, informazioni riservate e confidenziali riguardanti la vita o le attività della società apprese nello svolgimento o in occasione dell’attività prestata a favore della società stessa.

I Destinatari sono stati resi edotti sui doveri di riservatezza circa le informazioni “price sensitive” ciò allo scopo di evitare abusi (nel rispetto della normativa, sia nazionale sia internazionale sull’insider trading) volti a trarre vantaggi di natura patrimoniale e non, diretti o indiretti dalla illecita divulgazione delle informazioni.

4.8 Trattamento dei dati sensibili e tutela della privacy

Qsistemi tutela la privacy dei dati personali e sensibili conformemente alle previsioni di legge vigenti. A tal fine adotta le necessarie soluzioni tecniche ed organizzative per garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati trattati.

Specifiche misure di sicurezza sono infatti osservate per prevenire la perdita e gli usi illeciti e non corretti dei dati oggetto di trattamento da parte di Qsistemi.

La protezione dei dati e degli elementi associati è garantita in quanto viene preservata:

  • la riservatezza: assicura che i dati siano accessibili solamente a coloro che sono autorizzati ad averne accesso;
  • l’integrità: salvaguarda la completezza dei dati e dei metodi di trasferimento;
  • la disponibilità: assicura che gli utenti autorizzati abbiano accesso ai dati e agli elementi che li trattano quando necessario.

La mancanza di un adeguato livello di sicurezza dei dati, in termini di riservatezza, disponibilità ed integrità, può avere come conseguenze la perdita di vantaggio competitivo, di immagine, di clienti, di fatturato ed una conseguente significativa perdita finanziaria. A tutto questo bisogna, inoltre, aggiungere il rischio di incorrere in sanzioni legate a violazioni delle normative vigenti.

Qsistemi riconosce e garantisce l’importanza della sicurezza del sistema informativo interno quale requisito fondamentale per tutelare l’affidabilità delle informazioni trattate, nonché l’efficacia ed efficienza dei servizi erogati dall’azienda. Pertanto la sicurezza del sistema informativo viene ottenuta implementando una serie di misure di sicurezza adeguate, ovvero procedure, meccanismi tecnici o pratiche che riducano i rischi cui risulta esposto il patrimonio informativo nel suo complesso.

4.9 Controllo e trasparenza delle attività contabili e tracciabilità delle operazioni

Qsistemi promuove e garantisce, nel rispetto delle norme di legge, dei principi contabili vigenti, dei regolamenti e delle procedure interne, che le proprie rilevazioni contabili derivano da informazioni precise, esaurienti e verificabili e sono improntate a criteri di trasparenza accuratezza e completezza delle informazioni. A tal fine, tutti i collaboratori di Qsistemi sono tenuti ad operare in modo che sia garantita la completezza della documentazione finanziaria, la prevenzione dei rischi, la tempestività dei report, la salvaguardia del valore delle attività e la protezione delle perdite.

Qsistemi richiede che il proprio sistema amministrativo-contabile sia affidabile e rappresenti in maniera corretta i fatti di gestione anche al fine di prevenire e fronteggiare nel miglior modo possibile i rischi di natura finanziaria ed operativa, e le possibili frodi a danno di Qsistemi stessa.

I Revisori contabili devono avere libero accesso ai dati, ai documenti ed alle informazioni necessarie per svolgere le loro attività.

Inoltre, tutte le azioni e le operazioni svolte devono avere una registrazione adeguata e deve essere possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e di svolgimento. Per ogni operazione vi deve essere un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere, in ogni momento, all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato, verificato l’operazione stessa.

4.10 Rapporti con gli organi di controllo interno

Qsistemi si impegna a diffondere a tutti i livelli aziendali una cultura orientata all’esercizio del controllo, caratterizzata dalla consapevolezza dell’esistenza dei controlli interni e dalla coscienza del contributo positivo che questi danno al miglioramento dell’efficienza.

Per controlli interni si intendono tutti gli strumenti necessari o utili a indirizzare, gestire e verificare le attività di Qsistemi con l’obiettivo di assicurare il rispetto delle leggi e delle procedure aziendali, proteggere i beni aziendali, gestire efficientemente le attività e fornire dati contabili e finanziari accurati e completi.

Qsistemi esige da parte di tutti i Destinatari l’osservanza di una condotta corretta e trasparente soprattutto in relazione alle richieste avanzate da parte di soci, del collegio sindacale e degli altri organi sociali nell’esercizio delle rispettive funzioni istituzionali.

5 Violazione del codice etico e sistema sanzionatorio

5.1 Violazione e sanzioni

La violazione di quanto statuito dal presente Codice Etico verrà punita con l’applicazione delle sanzioni previste nel Sistema Disciplinare adottato da Qsistemi e richiamato dal Modello Organizzativo.

L’osservanza delle norme del Codice Etico deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti di Qsistemi, ai sensi e per gli effetti dell’art. 2104 del Codice Civile, nonché delle obbligazioni contrattuali assunte dai collaboratori non subordinati e consulenti esterni.

Pertanto, le violazioni commesse dal personale dipendente, fornitori e collaboratori esterni, nonché da tutti gli altri soggetti con i quali Qsistemi intrattiene rapporti contrattuali, potranno costituire inadempimento delle obbligazioni primarie del rapporto di lavoro o illecito disciplinare, con ogni conseguenza di legge applicabile, anche in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro, e potrà comportare il risarcimento dei danni dalle stesse derivanti.

I soggetti interessati possono segnalare per iscritto, in forma non anonima, ogni violazione e/o sospetto di violazione del Codice Etico all’Organismo di Vigilanza nominato da Qsistemi che provvederà ad un’analisi tempestiva della segnalazione ascoltando eventualmente l’autore ed il responsabile della presunta violazione.

L’Organismo di Vigilanza agisce in modo da tutelare i segnalanti contro qualsiasi tipo di ritorsione, intesa come atto che possa dar adito anche al solo sospetto di essere una forma di discriminazione e penalizzazione. E’, inoltre, assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge.

6 Disposizioni finali

6.1 Conflitti del Codice Etico

Qualora anche una sola delle disposizioni contenute nel presente Codice Etico dovesse entrare in conflitto con qualsiasi altra disposizione contenuta in regolamenti o procedure interne di Qsistemi, prevarrà quanto prescritto nel Codice stesso.

6.2 Monitoraggio, modifiche e aggiornamento del Codice Etico

Con periodicità almeno annuale, il presente Codice Etico dovrà essere oggetto di verifica e di eventuale aggiornamento da parte della direzione di Qsistemi, previa istruttoria dell’Organismo di Vigilanza.